FAQ
Wie kan meldingen indienen? Wat moet er gemeld worden?
Onze klokkenluidersregeling staat open voor iedereen, niet alleen voor Schindhelm werknemers.
U kunt daadwerkelijke of vermoede overtredingen van wet- en regelgeving, onze Gedragscode en al onze beleidsregels melden, zolang u dit te goeder trouw doet.
Wie ontvangt en verwerkt de meldingen? Wat is de procedure voor het onderzoeken van meldingen?
Meldingen worden verwerkt door Schindhelm Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Osnabrück ("Schindhelm"), dat wij opdracht hebben gegeven, met inachtneming van alle noodzakelijke procedurele principes (in het bijzonder vertrouwelijkheid en bescherming van de klokkenluider). Schindhelm voert in eerste instantie een onafhankelijke plausibiliteitscontrole uit van de gemelde informatie (afhankelijk van de gemelde omstandigheden en op voorwaarde dat de melding voldoende informatie bevat). Indien nodig kan Schindhelm de ondersteuning inroepen van bedrijfsafdelingen, zoals de juridische/compliance afdeling of de HR afdeling, of andere externe adviseurs.
Hoe dien ik een rapport in?
Om een rapport in te dienen, klik je eerst op de knop "Nieuw rapport indienen" bovenaan de introductiepagina van ons online platform.
Selecteer het onderwerp van uw melding (bijv. corruptie, fraude, concurrentiebeperkende praktijken, etc.) of "Algemeen rapport".
Beschrijf het onderwerp van je melding en beantwoord een paar vragen zodat Schindhelm de zaak gericht kan onderzoeken. Je kunt ook documenten uploaden en een spraakbericht achterlaten.
Dien vervolgens de melding in. Je ontvangt dan een bevestiging dat je melding is ingediend, samen met een URL om toegang te krijgen tot je persoonlijke mailbox en een wachtwoord voor je persoonlijke mailbox.
Kan ik een melding anoniem indienen?
Ja, dat is mogelijk. Hoewel we je aanmoedigen om je naam te geven om de verwerking van de zaak te vergemakkelijken, is dit volledig vrijwillig. Tijdens de communicatie via je beveiligde mailbox kun je anoniem blijven als je dat wilt. Op geen enkel moment tijdens het hele meldingsproces zal je gevraagd worden om je naam of e-mailadres op te geven.
Hoe krijg ik toegang tot mijn mailbox?
Na het indienen van de aanmelding ontvangt u een link met toegang tot een beveiligde mailbox en een wachtwoord.
Onthoud deze gegevens om toegang te krijgen tot uw beveiligde mailbox. Uw inloggegevens zijn alleen bij u bekend. U wordt niet gevraagd om uw naam of e-mailadres in te voeren wanneer u bevestigt dat uw mailbox is ingesteld. Daarom kunt u uw wachtwoord niet opnieuw instellen als u het verliest! Als u uw inloggegevens kwijt bent, stuur dan een nieuw bericht om een nieuwe mailbox aan te maken. Vermeld indien mogelijk de datum van uw oorspronkelijke bericht. Aangezien dit een nieuwe mailbox is, wordt de inhoud van uw oorspronkelijke bericht niet weergegeven.
U kunt uw mailbox op elk gewenst moment bekijken door deze te openen met de link en het wachtwoord.
Hoe ontvang ik feedback over mijn melding?
Je ontvangt feedback over je melding via je beveiligde mailbox. Via deze mailbox kun je veilig en vertrouwelijk communiceren met de persoon die je melding behandelt. Indien nodig wordt u om meer informatie gevraagd of wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang van het onderzoek. Je wordt ook op de hoogte gehouden van de eindresultaten.
Dit alles is mogelijk zonder dat je ooit je identiteit hoeft prijs te geven. De persoon die uw melding behandelt, ontvangt alleen de informatie die u wilt delen.
Afhankelijk van de gemelde omstandigheden en op voorwaarde dat de melding voldoende informatie bevat, zal Schindhelm de melding behandelen en contact opnemen met de relevante personen in het bedrijf om de geldigheid en de urgentie van de situatie te beoordelen.
Heb ik ook de mogelijkheid om mijn tip bij een andere organisatie te melden?
Ja, je kunt je melding ook indienen bij het externe meldpunt van de federale overheid.
Voor Nederland:
We raden je echter aan om meldingen via dit interne meldpunt te doen om ervoor te zorgen dat je melding zo efficiënt en snel mogelijk wordt verwerkt.